Self check-in e Alloggiati Web: cosa puoi fare nel 2026 (e cosa è davvero vietato)
Ultimo aggiornamento: 17 maggio 2026
Hai sentito dire che il self check-in è stato vietato. Poi che era tornato legale. Poi di nuovo vietato. Se gestisci una casa per affitti brevi e ti chiedi cosa puoi fare nel 2026, sei perfettamente nella media: è una delle materie più caotiche degli ultimi 18 mesi nel settore.
La buona notizia è che dopo un anno di andirivieni normativi, abbiamo finalmente una risposta chiara e definitiva. Il 21 novembre 2025 il Consiglio di Stato, con la sentenza n. 09101/2025, ha chiuso la questione confermando il divieto del self check-in completamente automatizzato — ma anche, importante, lasciando aperta la possibilità del check-in a distanza con tecnologie idonee.
In questa guida ti spiego cosa è ammesso, cosa non lo è, e quali soluzioni operative funzionano davvero nel 2026, distinguendo bene tra divieto totale (un mito alimentato dai titoli giornalistici) e regole effettive (più articolate ma operative).
💡 Sintesi rapida: il self check-in non è vietato in assoluto, lo è quello completamente automatizzato senza verifica visiva. Sono ammessi videochiamata in tempo reale, videocitofono, spioncino digitale, riconoscimento biometrico live (Chekin, Vikey). Non sono ammessi: solo keybox + invio documenti via WhatsApp, accesso autonomo senza interazione. La sentenza del Consiglio di Stato del 21 novembre 2025 ha messo il punto a una questione iniziata con la circolare del Ministero dell’Interno del novembre 2024.
Cosa è successo in 18 mesi: la vicenda in 4 atti
Per capire dove siamo, vale la pena ricostruire i passaggi normativi che hanno portato alla situazione attuale. Non è solo cronaca: ogni passaggio ha lasciato qualcosa nelle regole oggi vigenti.
Atto 1 — Novembre 2024: il Ministero dell’Interno emette la circolare prot. 38138 (firmata dal Capo della Polizia Vittorio Pisani), inviata a tutte le Prefetture. La circolare interpreta l’art. 109 TULPS imponendo l’identificazione “de visu” (di persona, “con i propri occhi”) degli ospiti delle strutture ricettive, inclusi gli affitti brevi. Motivazioni dichiarate: Giubileo 2025, situazione internazionale, prevenzione terrorismo e criminalità.
Atto 2 — Maggio 2025: il TAR del Lazio, accogliendo i ricorsi di associazioni di categoria (AIGAB in primis) e di Federalberghi, annulla la circolare. Per qualche mese, il self check-in torna temporaneamente “praticabile” senza obbligo di identificazione visiva.
Atto 3 — Novembre 2025: il Consiglio di Stato, con sentenza n. 09101/2025 del 21 novembre 2025, ribalta la decisione del TAR Lazio accogliendo il ricorso del Ministero dell’Interno. La circolare del novembre 2024 viene ripristinata integralmente, con una precisazione importante: l’identificazione “de visu” può avvenire anche a distanza, purché con sistemi di videocollegamento che garantiscano verifica inequivocabile e in tempo reale.
Atto 4 — In corso: dopo la sentenza del Consiglio di Stato, le associazioni di categoria (AIGAB, Confindustria Alberghi) hanno chiesto al Ministero dell’Interno una circolare integrativa che specifichi quali tecnologie sono ammesse. Al momento (maggio 2026) non è ancora stata pubblicata, lasciando ai gestori la responsabilità di scegliere strumenti conformi.
Cosa significa “identificazione de visu”
La sentenza del Consiglio di Stato del 21 novembre 2025 è il riferimento giuridico definitivo. Cita testualmente: l’identificazione de visu “non implica necessariamente la presenza fisica del gestore” ma “può avvenire con strumenti di videocollegamento, predisposti dal gestore all’ingresso dell’immobile e tali da garantire affidabilità e idoneità a confrontare la persona presente con il documento esibito”.
Tradotto in pratica, l’identificazione de visu richiede tre elementi inscindibili:
- Confronto in tempo reale tra il volto della persona e il documento d’identità
- Verifica fatta dal gestore o da chi opera per suo conto (non è sufficiente che lo faccia un sistema automatico senza supervisione umana)
- Al momento dell’ingresso o immediatamente prima (non in anticipo, non dopo)
💡 Per essere chiari: ricevere foto del documento e selfie via WhatsApp prima dell’arrivo non basta. Il momento della verifica deve coincidere con (o precedere immediatamente) l’ingresso dell’ospite nella struttura. Se l’ospite carica il documento il martedì e arriva il sabato, in quei 4 giorni potrebbe accadere qualsiasi cosa: il documento potrebbe essere falso, o il portatore del documento potrebbe non essere chi arriva sabato.
Cosa è ammesso e cosa è vietato (la tabella decisiva)
Sintetizzo nella tabella che segue ciò che la sentenza del Consiglio di Stato e la circolare ministeriale rendono chiaro nel maggio 2026.
| Procedura | Ammessa? | Note |
|---|---|---|
| Check-in fisico in presenza dell’host | ✅ Sì | Il riferimento “tradizionale”, sempre conforme |
| Videochiamata in tempo reale (WhatsApp video, Zoom, Google Meet) | ✅ Sì | L’host confronta volto e documento via video al momento dell’arrivo |
| Videocitofono dotato di videocamera | ✅ Sì | L’host risponde da remoto e vede l’ospite |
| Spioncino digitale | ✅ Sì | Espressamente citato dal Consiglio di Stato |
| Software con riconoscimento biometrico live (Chekin, Vikey) | ✅ Sì | Verifica biometrica + foto del documento in tempo reale |
| Keybox + identificazione via videochiamata prima dell’apertura | ✅ Sì | Sistema misto: identifica live, poi dai il codice della keybox |
| Keybox + documento inviato via WhatsApp prima (senza verifica al check-in) | ❌ No | Manca la verifica in tempo reale |
| Codice apertura porta inviato senza alcuna interazione visiva | ❌ No | Procedura “totalmente automatizzata” vietata |
| Riconoscimento biometrico differito (foto al telefono giorni prima) | ❌ No | Manca la simultaneità con l’ingresso |
| Solo invio digitale dei documenti (PEC, email) | ❌ No | Non c’è verifica visiva della persona |
Le keybox sono vietate o no?
È una delle confusioni più frequenti. La risposta: le keybox in sé non sono vietate. Ciò che è vietato è l’uso esclusivo della keybox come unico sistema di check-in, senza alcuna verifica visiva dell’ospite.
Quindi:
- Keybox da sola con codice inviato in anticipo = non ammessa
- Keybox + videochiamata in tempo reale al check-in prima di dare il codice = ammessa
- Keybox usata solo per il check-out (l’ospite la usa per restituire le chiavi alla partenza) = ammessa (non c’è identificazione da fare al check-out)
Caso particolare Firenze: il Comune di Firenze ha vietato l’installazione di keybox esterne sulle facciate degli edifici del centro storico per ragioni di decoro urbano, indipendentemente dalla questione normativa nazionale. Il regolamento è entrato in vigore nel 2025 e prevede sanzioni amministrative. Altri Comuni (Milano, Roma, Venezia) stanno discutendo regolamenti analoghi. Verifica sempre il regolamento comunale del tuo Comune oltre alla normativa nazionale.
I 4 modi pratici di fare check-in legale nel 2026
Concretamente, quale soluzione adotti se hai una casa per affitti brevi e vuoi essere conforme alle regole? Te ne mostro quattro, dalle più semplici alle più tecniche.
Soluzione 1 — Check-in fisico (la più sicura)
Vai personalmente (o invii qualcuno di fiducia) all’arrivo dell’ospite, verifichi il documento, consegni le chiavi. È il metodo “tradizionale”: sempre conforme, ma logisticamente impegnativo se vivi distante.
Pro: zero rischi normativi, contatto umano apprezzato dall’ospite, possibilità di dare informazioni pratiche di persona. Contro: limita la flessibilità degli orari di arrivo, richiede tempo, non scala se hai più strutture o se vivi distante. Costo: solo il tuo tempo (o quello di chi delega).
Soluzione 2 — Videochiamata WhatsApp/Zoom al momento dell’arrivo
L’ospite arriva alla porta, ti chiama tramite WhatsApp video (o Zoom, Google Meet, FaceTime). Tu confronti il volto in video con il documento d’identità che ti mostra in camera. Poi gli comunichi il codice della keybox o gli apri la porta tramite serratura smart.
Pro: economico, immediato, non richiede installazione di hardware speciale. Funziona da remoto. La maggior parte degli host già usa WhatsApp con gli ospiti. Contro: richiede tua disponibilità al momento del check-in (orari concordati). Richiede internet sia tuo che dell’ospite. Se l’ospite arriva alle 23:30 e tu dormi, problema. Costo: zero (usi WhatsApp gratuitamente).
💡 Tip operativo: nel messaggio pre-arrivo concordi con l’ospite un orario di check-in (es. “tra le 15:00 e le 20:00 chiamami via WhatsApp quando sei in strada”). Per orari notturni, organizza una keybox di servizio per emergenze con codice diverso da quello del soggiorno, oppure delega un keyholder locale per i check-in notturni.
Soluzione 3 — Videocitofono digitale con telecamera
Installi un videocitofono digitale (es. Ring Doorbell, Eufy Doorbell, Aqara G4) all’ingresso dell’immobile. Quando l’ospite arriva, suona, tu vedi dal tuo smartphone in tempo reale, verifichi il documento che ti mostra alla telecamera, e apri la porta da remoto (se il dispositivo ha funzione di apertura) o dai il codice della keybox.
Pro: copertura 24/7 (basta che tu abbia smartphone con app). Hardware installato una volta sola, costo iniziale ammortizzato in pochi mesi. Sicurezza fisica aggiuntiva. Contro: costo iniziale di hardware (150-300 €). Richiede installazione (alcuni modelli wireless sono fai-da-te, altri richiedono elettricista). Costo: 150-300 € hardware una tantum, eventuale abbonamento cloud 30-50 €/anno.
Soluzione 4 — Software professionali con verifica biometrica (Chekin, Vikey, DolceBot)
I software professionali per host gestiscono l’intero flusso di check-in:
- Prima dell’arrivo, l’ospite riceve un link al portale del software
- Carica foto del proprio documento d’identità (fronte/retro)
- Esegue un selfie con verifica biometrica live (il sistema verifica che il volto del selfie corrisponda alla foto del documento, con verifiche anti-spoofing tipo “muovi la testa”, “sorridi”)
- Il sistema invia anche automaticamente i dati ad Alloggiati Web della Questura
- Solo a verifica completata, l’ospite riceve il codice per la keybox o la serratura smart
Esempi di software in Italia:
- Chekin (
chekin.com): partnership con Smoobu e Lodgify, supporta affitti brevi italiani - Vikey (
vikey.it): software italiano, integra check-in + Alloggiati Web + apertura porte - DolceBot (
dolcebot.it): assistente digitale per host, gestisce comunicazioni e check-in - Smartbnb / Hospitable: gestione automatizzata multipla, internazionale
Pro: 100% conforme alle linee guida del Consiglio di Stato (sistemi biometrici LIVE), automatizza completamente la procedura compresa la trasmissione ad Alloggiati Web. Scalabile per chi ha più strutture. Contro: costo ricorrente. Curva di apprendimento iniziale. Costo: 1-3 € per check-in (Chekin, Vikey) oppure 15-30 €/mese flat (alcuni piani).
Quanto è cambiato l’ecosistema dei software dopo novembre 2025
La sentenza del Consiglio di Stato ha generato una corsa al riadeguamento da parte dei software del settore. Le tre risposte tipiche:
1. Software che hanno aggiunto la verifica biometrica live: Chekin, Vikey, DolceBot hanno potenziato i loro algoritmi di verifica in tempo reale (anti-spoofing, prova di vita, controllo coerenza biometrica). Sono ora pienamente conformi.
2. Software che hanno aggiunto integrazione con videochiamata: alcuni gestionali (es. Hospitable) offrono moduli che invitano l’host alla videochiamata in tempo reale e documentano l’avvenuta verifica.
3. Software che restano focalizzati su semplice raccolta documenti: questi richiedono di essere affiancati da una verifica visiva separata (videochiamata, videocitofono). Sono utili come complemento, non come sistema autonomo.
💡 Importante per chi sceglie un software: prima di pagare per un anno di abbonamento, verifica esplicitamente se il software ha funzione di verifica biometrica live oppure se richiede una verifica esterna. La distinzione è cruciale per la conformità.
Costi reali per host privati: il calcolo
Per chi gestisce una sola casa con 30-50 prenotazioni l’anno, ecco gli scenari di costo annuale realistici:
| Soluzione | Costo annuo (50 check-in) |
|---|---|
| Check-in fisico personale | 0 € diretti (10-15 ore di tempo) |
| Videochiamata WhatsApp | 0 € (richiede disponibilità oraria) |
| Videocitofono Ring/Eufy | 200 € hardware + 50 €/anno cloud = ~70 €/anno ammortizzati |
| Chekin/Vikey (pay-per-check-in 2 €) | ~100 € |
| Software flat 25 €/mese | ~300 € |
Per chi ha una sola casa e affitta 30-50 notti l’anno, la combinazione più equilibrata è spesso videocitofono + videochiamata WhatsApp di backup, oppure Chekin pay-per-check-in integrato col gestionale Smoobu o Lodgify (vedi la nostra comparativa Smoobu vs Lodgify).
Per chi gestisce 2-3 case o vuole massima professionalità, software a flat mensile diventa economicamente sensato.
Errori da evitare nel 2026
Cinque errori che vedo ricorrere tra host che si stanno adeguando alle nuove regole:
1. Pensare che il documento ricevuto via WhatsApp basti. Ricevere foto di carta d’identità o passaporto due giorni prima dell’arrivo non costituisce identificazione de visu. Serve verifica visiva al momento dell’ingresso.
2. Lasciare keybox accessibili “tanto è solo per un’emergenza”. Le keybox installate in modo permanente e accessibili senza identificazione preventiva sono problematiche anche se sono “di emergenza”. Se le hai, codifica almeno un sistema che richieda identificazione prima di comunicare il codice.
3. Fidarsi di software che chiamano “self check-in” un semplice form di raccolta documenti. Non tutti i sistemi marketed come “self check-in” sono conformi alla sentenza. Verifica esplicitamente la presenza di verifica biometrica live o di videochiamata.
4. Dimenticare l’integrazione con Alloggiati Web. Il check-in conforme non basta: devi comunque trasmettere i dati alla Questura tramite Alloggiati Web entro 24 ore (6 ore per soggiorni inferiori a 24h). Vedi la nostra guida Alloggiati Web 2026. Alcuni software (Chekin, Vikey) automatizzano anche questa trasmissione: due piccioni con una fava.
5. Non aggiornare le procedure dopo la sentenza. Se gestisci affitti brevi da prima del novembre 2025 e usavi solo keybox, sei tecnicamente fuori norma dal 21 novembre 2025. Aggiorna le procedure prima del prossimo controllo della Questura: le sanzioni dell’art. 109 TULPS sono di natura penale.
Le sanzioni se non rispetti l’identificazione de visu
Le sanzioni sono quelle dell’art. 109 TULPS + integrazioni dell’art. 19-bis D.L. 113/2018:
- Arresto fino a 3 mesi o ammenda fino a 206 € per ogni ospite non correttamente identificato e comunicato
- Nei casi più gravi (ospite rivelatosi successivamente latitante o ricercato), possibili contestazioni di favoreggiamento personale (art. 378 c.p.)
- Sanzioni amministrative specifiche dei Comuni che hanno regolamenti aggiuntivi (es. Firenze per keybox esterne, fino a 400 € per ogni installazione)
⚠️ Da ricordare: le sanzioni dell’art. 109 TULPS sono penali, non amministrative. In caso di accertamento, il fascicolo passa alla Procura della Repubblica. Per host occasionali in buona fede l’esito tipico è l’archiviazione, ma è una seccatura da evitare con prudente conformità.
Cosa fare se hai già una casa con check-in non conforme
Se hai gestito affitti brevi con keybox + invio documenti via WhatsApp fino ad oggi, ecco i passaggi pratici per metterti in regola:
- Scegli il sistema di identificazione conforme che fa per te (videochiamata, videocitofono, software)
- Aggiorna la descrizione Airbnb/Booking spiegando come funziona il check-in (es. “Al tuo arrivo, ti chiamerò via WhatsApp per la verifica del documento d’identità, poi ti darò il codice”)
- Aggiungi nei messaggi automatici pre-arrivo istruzioni chiare
- Documenta le tue procedure: alcuni software registrano automaticamente l’avvenuta verifica. Se fai videochiamata WhatsApp, fai screenshot del momento della verifica (con consenso dell’ospite)
- Verifica il regolamento comunale del tuo Comune per eventuali regole specifiche su keybox esterne
- Se non l’hai ancora fatto, integra con Alloggiati Web — vedi la guida dedicata
Domande frequenti
Posso ancora usare la keybox per dare le chiavi all’ospite? Sì, ma solo se prima dell’apertura hai verificato l’identità dell’ospite con un sistema visivo in tempo reale (videochiamata, videocitofono, software biometrico). La keybox da sola non basta.
Una videochiamata WhatsApp di 30 secondi è sufficiente? Sì, se in quei 30 secondi vedi chiaramente il volto dell’ospite e confronti con il documento d’identità che ti mostra alla camera. Salva uno screenshot (con consenso) come prova in caso di controllo.
Cosa devo fare se l’ospite arriva di notte e io dormo? Tre opzioni: 1) usa un software con verifica biometrica live (Chekin, Vikey) che funziona 24/7, 2) installa un videocitofono digitale che ti notifica sullo smartphone, 3) delega un keyholder locale per i check-in notturni (servizio offerto da alcuni property manager a 15-25 € a check-in).
Posso ricevere via email i documenti dell’ospite prima dell’arrivo? Puoi e dovresti farlo per preparare Alloggiati Web in anticipo. Ma la verifica visiva in tempo reale rimane obbligatoria al momento dell’ingresso. I documenti ricevuti via email da soli non costituiscono identificazione de visu.
Il videocitofono comune del condominio basta? Se il videocitofono ha telecamera che ti permette di vedere il volto dell’ospite in tempo reale dal tuo smartphone, sì. Se è un videocitofono solo audio o un citofono normale, no.
Posso fare il check-in con una webcam fissa nell’ingresso? Tecnicamente sì, se la webcam ti mostra in tempo reale il volto dell’ospite e tu confermi visivamente. Pratica meno usata perché richiede comunque tua disponibilità sincrona.
Quanto costa adeguarsi se ho una sola casa? Da 0 € (videochiamata WhatsApp) a 100-300 € l’anno (software pay-per-check-in tipo Chekin), a seconda della soluzione scelta. Il videocitofono digitale è un investimento una tantum di 150-300 €.
A Firenze le keybox sono completamente vietate? Il Comune di Firenze ha vietato l’installazione di keybox esterne sulle facciate degli edifici del centro storico per motivi di decoro urbano. Le keybox in spazi interni (atrii, cortili privati) non sono vietate. Verifica il regolamento aggiornato sul sito del Comune.
Cosa succede se l’ospite si rifiuta di fare la videochiamata? Tecnicamente non puoi ospitarlo. La normativa non ammette eccezioni: o c’è identificazione visiva, o non c’è ospitalità. Nella descrizione Airbnb/Booking inserisci chiaramente questa condizione per evitare problemi al momento dell’arrivo.
Posso delegare un parente a fare l’identificazione al posto mio? Sì, ma è meglio che il parente sia formalmente collegato all’attività (es. con delega scritta). Property manager professionali usano keyholder dedicati, ma per host privati basta una scrittura che attesti che la persona X gestisce i check-in per tuo conto.
Cambia qualcosa se la mia struttura ha il CIN? Il CIN è separato dall’obbligo di identificazione. Hai bisogno di entrambi: CIN nazionale (rilasciato dal Ministero del Turismo) + identificazione conforme art. 109 TULPS al check-in. Vedi anche la guida CIN per host privati.
Cosa fare adesso
Se gestisci una casa per affitti brevi e vuoi essere conforme nel 2026:
- Verifica la tua procedura attuale: è solo keybox + WhatsApp? Allora è da aggiornare
- Scegli il sistema di identificazione che ti si addice (videochiamata WhatsApp, videocitofono, software professionale)
- Aggiorna gli annunci Airbnb/Booking con le nuove modalità di check-in
- Verifica il regolamento del tuo Comune per regole specifiche su keybox esterne (Firenze in primis, ma controlla anche Milano, Roma, Venezia)
- Documenta le tue procedure con screenshot o registrazioni (con consenso dell’ospite)
- Integra con Alloggiati Web per essere conforme anche all’obbligo di comunicazione alla Polizia entro 24 ore
Per gli adempimenti correlati, fai riferimento alle altre guide del sito:
- Alloggiati Web 2026: come comunicare gli ospiti alla Polizia — il pillar madre del cluster
- Da dove inizio? — la guida per chi parte da zero
- CIN per host privati spiegato senza sigle
- Tassazione affitti brevi 2026
- Migliori software gestionali per piccoli host — Smoobu e Lodgify e le integrazioni con Chekin/Vikey
- Imposta di soggiorno: la guida nazionale
Hai una situazione particolare (proprietà in Comune con regolamenti restrittivi, software gestionale che non sai se è conforme, casi limite sui check-in notturni)? Scrivici a info@affittitranquilli.it. Rispondiamo a tutti.
Questa guida è informativa e basata sul quadro normativo aggiornato a maggio 2026. Le fonti principali: Circolare Ministero dell’Interno prot. 38138 del 18 novembre 2024, Sentenza TAR Lazio del 27 maggio 2025 (annullata), Sentenza Consiglio di Stato n. 09101/2025 del 21 novembre 2025, art. 109 R.D. 773/1931 (TULPS), art. 19-bis D.L. 113/2018 convertito con L. 132/2018. Le sanzioni dell’art. 109 TULPS hanno natura penale: in caso di omissione o errore consulta un avvocato per valutare le opzioni di regolarizzazione. Verifica sempre il regolamento del tuo Comune per regole locali aggiuntive (es. divieto keybox esterne a Firenze).